Die Vorkalkulation steht am Anfang aller Bauprojekte

3. August 2022

Bevor ein Betrieb einen Auftrag annehmen bzw. ausführen kann, muss eine belastbare Angebotskalkulation vorliegen. Sie stellt sicher, dass der Kunde einen aussagekräftigen Angebotspreis bekommt und der Anbieter seine eigenen Kosten im Blick hat, damit das Unternehmen am Ende einen Gewinn machen kann. Bei Bauprojekten ist die Vorkalkulation die Grundlage für alle weiteren Schritte.

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Kein Angebot ohne Vorkalkulation 

In vielen Bereichen der Betriebswirtschaft geht es nicht ohne sorgfältige Vorkalkulation, um belastbare Angebote abzugeben. Komplex ist dies vor allem dann, wenn es sich um noch nicht fertiggestellte Endprodukte handelt, wie es beim Hausbau üblich ist.

Insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen muss die Vorkalkulation sowohl einen möglichst attraktiven Preis ausweisen als auch den Unternehmensgewinn berücksichtigen, damit keine Verluste durch den Auftrag entstehen.

Da sehr viele Faktoren Einfluss auf die Kostenentwicklung während der Bauphase haben, unterscheidet sich die Endabrechnung fast immer von den Angaben in der Vorkalkulation. Der Begriff als solches beschreibt im Prinzip nur die Berechnung der zu erwartenden bzw. geplanten Kosten einer bestimmten Leistungseinheit oder des gesamten Auftrags.

Die individuelle Vorkalkulation ist aufgrund der Besonderheiten jedes Einzelfalls in der Bauwirtschaft unbedingt notwendig. Es handelt sich also um eine reine Kostenträgerrechnung, die vor der eigentlichen Leistungserbringung erstellt wird.  

Was muss eine Vorkalkulation enthalten? 

Alle anfallenden Kosten, die im Rahmen der Leistungserstellung entstehen, sollten in einer Vorkalkulation erfasst werden. Außerdem sollten sie auch die späteren Endbeträge möglichst präzise abbilden. Unter anderem muss die Vorkalkulation Posten wie: 

  • Selbstkosten
  • Angebotspreis
  • Preisuntergrenzen
  • erzielbarer Deckungsbetrag

aufweisen.

Der erzielbare Deckungsbetrag ist besonders wichtig, da er sowohl angenommene als auch feststehende Preise berücksichtigen muss. Es liegt in der Natur der Sache, dass es bei schwankenden Preisen (z. B. für bestimmte Rohstoffe) zu Abweichungen zwischen Vorkalkulation und Endabrechnung kommen kann. Diese Ungewissheiten lassen sich oft nur im Rahmen einer Schätzung abbilden. Daher unterscheiden sich die Prozeduren zur Erstellung von Vorkalkulationen abhängig von der jeweiligen Branche.

In der Baubranche gibt es bestimmte Verfahren, welche die Präzision und Aussagekraft der Kalkulation verbessern können. Außerdem bildet sie zumeist die Grundlage für die Erhebung von Nachtragspreisen. 

Vorteile einer Vorkalkulation für ausführende Unternehmen 

Bestimmte Leistungen sind in der Baubranche trotz aller Individualität wiederkehrend. Daher lassen sich viele Einzelleistungen oft zu Gesamtleistungen zusammenfassen. Die Vorbereitungs- und Ausführungsarbeiten auf Baustellen können mit moderner Software häufig schnell mit vorkalkulierten Leistungen konzipiert werden. Dies funktioniert vor allem bei Standardleistungen sehr gut, bei denen Material, Größe und Art der Ausführung von Einzelleistungen bekannt sind. So lassen sich Angebote für Ausschreibungen schneller und präziser erstellen.

Wünscht der Bauherr Änderungen oder werden solche im Verlauf des Projekts durch bestimmte Umstände notwendig (z. B. Austausch eines bestimmten Materials gegen ein anderes), können solche Standardkalkulationen leicht angepasst werden.

In einer Zwischenkalkulation lassen sich größere Änderungen dann auch nochmals erfassen und abbilden, damit der Bauherr den Überblick über die zu erwartenden Mehrkosten behält. Doch auch der Unternehmer profitiert von der besseren Übersichtlichkeit und schnelleren Einzelplanung, da sich Standardkalkulationen deutlich schneller erstellen lassen.

Für die Auftraggeber (insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen) ist die Vergleichbarkeit ein wichtiger Faktor, den die Vorkalkulation erfüllen muss. Besagte Vergleichbarkeit bedingt, dass Vorkalkulationen gewissen Standards entsprechen. Tatsächlich sehen sowohl die VOB/B als auch das Bauvertragsrecht eine sorgfältige Kalkulation als Voraussetzung für die Abwicklung von Bauvorhaben vor.  

Wie muss eine Vorkalkulation aufgebaut sein? 

Um den Preis für eine Leistung zu ermitteln, benötigt der Angebotsersteller genaue Informationen über Art und Umfang der zu erbringenden Leistung. Nur dann kann er festlegen, welcher Aufwand für die Ausführung der jeweiligen Position anfällt. Maßgeblich für die meisten Leistungen sind drei Grundfaktoren

  • Lohn
  • Stoff
  • Geräte

Die Lohnkosten richten sich nach dem Zeitaufwand für die jeweilige Leistung. Bei vielen Standardleistungen können Unternehmen hierfür Erfahrungs- oder Tabellenwerte ansetzen. Der Zeitaufwand muss dann mit dem Verrechnungslohn multipliziert werden, um den Lohnanteil für die jeweilige Position zu ermitteln.

Die Kalkulation des Stoffs ist hingegen einfacher, denn hierfür finden sich meist klare Einkaufspreise, die zusammen mit dem geschätzten Mengenbedarf die Kosten für den Stoff recht präzise vorhersagen lassen.

Etwas schwieriger sieht es bei der Kalkulation benötigter Geräte aus. Diese werden im Gegensatz zum Baustoff nicht verbraucht, sondern verwendet. Abnutzung, Betriebskosten und Vorhaltekosten für Maschinen müssen also bekannt sein. Hierfür ziehen Unternehmen oft steuerliche Abschreibungssätze für Geräte und Maschinenparks heran.  

Diese Faktoren reichen nicht für eine komplette Vorkalkulation 

Würde eine Vorkalkulation nur die drei Hauptfaktoren Lohn, Stoff und Geräte berücksichtigen, könnte das Unternehmen kaum einen Gewinn erzielen. Nicht erfasst werden hierbei nämlich sämtliche Leistungen, die nicht direkt einer bestimmten Position zugeordnet werden können.

Gerade bei großen Projekten und Bauvorhaben gibt es viele unabhängige Leistungen, die sich nicht durch diese Art Kalkulation abbilden lassen. So steht ein Großgerät wie ein Kran meist nicht nur für eine bestimmte Leistung zur Verfügung, sondern wird auf mehrere Positionen angerechnet, wobei jede einzelne abhängig vom Aufwand unterschiedliche Wirkung auf den Endpreis hat.

Auch Nebenkosten wie die Bereitstellung von Toiletten- und Sanitäreinrichtungen für Bauarbeiter sind dadurch noch nicht erfasst. Hinzu kommen natürlich auch die Betriebskosten des Unternehmens, etwa für Büromieten oder Gehälter für nichtproduktives Personal (z. B. kaufmännische Abteilung).

All diese Kosten müssen berücksichtigt werden, lassen sich aber nicht ohne Aufwand im Preis der Vorkalkulation abbilden. Eine beliebte Lösung für Gewerke mit Ausbauleistungen sind sogenannte „Kalkulationen mit vorbestimmten Zuschlägen“. Alternativ (und bei größeren Projekten üblich) kann man die „Kalkulation über die Endsumme“ erstellen. Zuschläge werden prozentual auf die Einzelkosten der Teilleistungen erhoben.

Damit die Aufstellung transparent und nachvollziehbar bleibt, werden die Zuschläge in verschiedene Bereiche eingeteilt: 

  • Wagnis und Gewinn (W+G)
  • Baustellengemeinkosten (BGK)
  • allgemeine Geschäftskosten (AGK)

Die allgemeinen Geschäftskosten (AGK) umfassen alle Kosten, die nicht einer bestimmten Baustelle zuzuordnen sind. Darunter fallen z. B. Firmenwagen, Steuerberaterkosten, Mieten für Büros und Firmengelände, kaufmännisches Personal etc. AGK werden zeitverzögert ermittelt, also werden in der Regel die Kosten des vergangenen Jahres als Anhaltspunkt für Kalkulationen im neuen Jahr herangezogen. 

Die Baustellengemeinkosten (BGK) sind Kosten, die klar einer bestimmten Baustelle zuzuordnen sind, aber noch nicht in einer Position aufgeführt werden. Bauleiter und Poliere fallen beispielsweise fast immer unter BGK. Der Zuschlag wird prozentual ermittelt, indem man die voraussichtlichen Kosten (z. B. für einen Polier) mit allen weiteren Kosten addiert, die für mehr als eine Leistung eingesetzt werden. 

Wagnis und Gewinn (W+G) ist eine individuelle Größe, für die keine generellen Kalkulationsregeln gelten. Alle Unternehmer müssen den Anteil von Wagnis und Gewinn für ein bestimmtes Angebot individuell festlegen. 

Nachkalkulation mit Vorkalkulation als Referenz 

Am Ende eines Projekts wird ermittelt, ob die Vorkalkulation die tatsächlichen Kosten hinreichend präzise abgebildet hat. Für den Unternehmer ist dies für die Erstellung künftiger Angebote sehr wichtig, da jede Nachkalkulation ein Controlling-Instrument für die Firma darstellt. Man kann auch von einem Soll/Ist-Vergleich sprechen, dessen Daten sich anschließend in Form von Grafiken und Diagrammen auswerten lassen.  

SIRADOS unterstützt Sie bei der Kalkulation

SIRADOS unterstützt in der Angebotskalkulation die Zielgruppen Handwerker und Bauunternehmer maßgeblich mit marktfähigen Kalkulationsansätzen. Hierbei werden neben “Lohn”, “Material” und „Gerät” auch der erforderliche Zeitanteil und der durchschnittliche Gewerkemittellohn geliefert.

Der vorformulierte Angebotstext berücksichtigt ggf. auch Ausführungshinweise. Zusätzlich liefert SIRADOS je Gewerk die kalkulatorischen Mittellöhne je Lohngruppe wie z.B. die Meister-Lohnstunde.

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